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SYKFormation

Direction et administration de l'école

Démarrer en tant qu'admin

Mettre votre établissement en route dans le bon ordre : réglages, classes et matières, équipe et élèves, puis l'année au quotidien. Chaque leçon dit ce qui casse si on la saute.

31 leçons environ 125 min étape bloquante : la suite en dépend
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Module 1

L'établissement

Six réglages qui ne se font qu'une fois, et qui décident de ce que tous les autres écrans vous proposeront.

  1. 1Identité de l'écoleNom, contacts, direction, et la catégorie d'établissement.
  2. 2ApparenceLogo et couleurs de l'établissement.
  3. 3Périodes de l'année scolaireTrimestres ou semestres. Le générateur produit une année entière d'un geste : périodes contiguës, numérotées, la dernière marquée comme finale. Une école mixte peut donner un calendrier propre à un cycle — des semestres pour le BTS ou l'université, des trimestres pour le reste.
  4. 4Horaires et journée typeHeure d'ouverture, de fermeture, jours travaillés, durée des créneaux.
  5. 5Règles de notationMoyenne de passage, part de la composition dans la moyenne de chaque matière, poids de chaque période dans l'année, mentions (supérieur). Chaque cycle peut avoir ses propres règles ; sinon il suit celles de l'école.
  6. 6Signature de la directionLa signature automatique : dès qu'un bulletin ou un document d'inscription est généré, une demande de signature part au directeur.

Module 2

La structure

Le pivot de toute la configuration. Tant que les classes, les matières et le programme de chaque classe ne sont pas en place, rien d'autre ne peut fonctionner.

  1. 7Filières et sériesLes valeurs proposées à la création d'une classe. À faire seulement si l'école a un lycée ou du supérieur.
  2. 8SallesNom, capacité, type, bâtiment.
  3. 9ClassesNom, niveau, cycle, capacité, salle principale. Selon le cycle choisi, le formulaire demande en plus le cursus, la filière ou l'examen visé. Le cycle décide aussi du calendrier de la classe et des règles de calcul de ses moyennes.
  4. 10ProgressionsPour chaque classe, la classe où passent ses élèves l'année suivante : la 6ème A mène à la 5ème A. L'onglet liste les classes qui n'en ont pas encore.
  5. 11MatièresLe catalogue des matières de l'école.
  6. 12Programme de chaque classeQuelles matières dans quelle classe, avec quel coefficient et, dans le supérieur, combien de crédits ECTS.

Module 3

Les personnes

Sans elles, la structure est un décor vide.

  1. 13Équipe enseignanteCréation une par une, ou import Excel.
  2. 14Administration et droitsLes comptes qui accèdent à l'espace école, et leurs rôles.
  3. 15Rôles et permissionsDes rôles métier sur mesure pour votre personnel — secrétariat, comptabilité, surveillance — avec leurs droits cochés un par un.
  4. 16ÉlèvesTrois voies : la saisie une par une, l'import Excel, ou l'admission en ligne. L'import est la voie normale pour une école qui démarre avec un effectif existant.
  5. 17Parents et tuteursLes familles, et leur rattachement aux élèves.

Module 4

Faire tourner l'année

À partir d'ici, l'école fonctionne. Ces écrans s'utilisent au quotidien.

  1. 18Emploi du tempsGénération automatique ou construction manuelle. Demande tout ce qui précède : classes, matières, programme, enseignants, salles, horaires.
  2. 19Barème des fraisCatégories de frais : montant, échéance, niveaux visés, et facturation à l'inscription.
  3. 20EncaissementGénération des dettes, enregistrement des paiements, reçus.
  4. 21Recouvrement des impayésLe taux de recouvrement et sa tendance, puis les impayés classe par classe et élève par élève.
  5. 22PrésencesFeuille d'appel, retards, absences, et traitement des justificatifs.
  6. 23Justificatifs d'absenceLes absences et retards signalés, rangés par état : à examiner, sans justificatif, régularisés, rejetés. Le parent ou l'élève dépose son justificatif depuis son espace ; l'école le valide ou le rejette, un par un ou en lot.
  7. 24Traiter les incidentsLes incidents signalés par les enseignants arrivent ici, et une alerte part dans la cloche si l'enseignant l'a demandé. Pour chacun : passer de « À traiter » à « En cours » puis « Clos », noter le suivi interne, et décider de prévenir la famille. L'historique de chaque élève est aussi sur sa fiche, onglet « Discipline ».
  8. 25Heures des enseignantsLes heures de cours prévues et réellement données par chaque enseignant, mois par mois, avec le détail cours par cours et un export pour la paie. Un cours compte comme donné quand il est terminé et que l'appel a été fait : aucun pointage n'est demandé aux enseignants. Le même détail est sur la fiche de chaque enseignant, onglet « Heures ». La règle de calcul est rappelée en haut de la page.
  9. 26Bilan des absencesLes absences et retards de l'année, classe par classe puis élève par élève, pour l'année en cours comme pour une année passée, avec export. Les absences ne sont jamais effacées. Le même choix d'année existe sur la fiche de chaque élève (bloc « Assiduité »).
  10. 27Notes et évaluationsCréer les évaluations, saisir les notes. Seules les périodes du calendrier de la classe sont proposées ; sans période choisie, l'évaluation se range dans celle qui couvre sa date. Chaque note est ramenée sur 20, quel que soit le barème.
  11. 28BulletinsGénération, relecture, puis publication quand la direction le décide.
  12. 29Conseil de classeLa revue d'une classe avant les familles : les moyennes et les rangs se calculent seuls, l'administration vérifie et saisit les appréciations, puis publie toute la classe d'un coup. Les familles sont alors prévenues.
  13. 30Jury et délibérationSupérieur uniquement. Sessions de jury, verdicts, rattrapages, procès-verbal.
  14. 31Abonnement et portefeuilleVotre offre, vos factures SaaS et le portefeuille de l'établissement. Les modules d'une offre supérieure apparaissent avec un cadenas tant qu'ils ne sont pas souscrits.

À activer selon vos besoins

Ces modules n'ont pas d'ordre : on les ouvre le jour où le besoin arrive.